I. Pendahuluan
1.1. Public Relations Saat Ini
Peranan hubungan masyarakat sangat berbeda kini. Kalau dulu identik sebagai event organizer, membawakan tas direktur, atau menemani ibu pejabat berbelanja. Saat ini humas harus bisa membuka ruang dalam menjembatani investasi dan ruang pasar penjualan produk. Bidang komunikasi dan humas kini menjadi salah satu ujung tombak sektor industri untuk bersaing dalam era globalisasi. Ini disebabkan sektor industri swasta akan saling bersaing menciptakan image positif untuk mendongkrak citra perusahaan.
Dalam era globalisasi, bidang kehumasan akan sangat berperan. Perusahaan yang tak memanfaatkan bidang tersebut bakal tertinggal karena tak menguasai perolehan dan penyebaran informasi. Pentingnya bidang komunikasi dan hubungan masyarakat menjadi perhatian dari seorang Noke Kiroyan, petinggi Kaltim Prima Coal (KPC). Dalam telaahnya, Noke melihat fungsi komunikasi dan hubungan masyarakat akan sangat terasa manakala perusahaan berupaya mengembangkan usaha dan menghindari situasi yang kurang kondusif dengan lingkungan.
Perusahaan yang ingin menciptakan suasana nyaman di lingkungannya harus menerapkan prinsip keterbukaan. Di situlah bidang komunikasi dan hubungan masyarakat sangat berperan. Demonstrasi yang sering terjadi di tanah air menandakan adanya kemacetan dalam komunikasi.
Sementara itu, salah satu praktisi kehumasan Magdalena Wenas dari M-PR Consultant dan Indira Abidin dari Fortune Indonesia sepakat bahwa perusahaan sekarang tidak hanya sekadar beriklan saja, tetapi lebih butuh PR. Perusahaan harus mengkomunikasikan produknya bak barang dan jasa kepada masyarakat melalui strategi Public Relations yang jitu.
Begitu pula bagi perusahaan/lembaga yang memasarkan produk berupa jasa. Para praktisi Public Relations sektor jasa ini juga akan sangat berkembang saat ini. Tak terkecuali dalam dunia kepustakawanan.
1.2. Pengertian dan Fungsi Publis Relations
Keberadaan public relation dalam sebuah lembaga atau instansi dapat menjadi jembatan penghubung antara lembaga tersebut dengan publiknya. Pada dasarnya tujuan Public Relation adalah untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yakni lembaga dengan publiknya.
Public relation berperan dalam penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publiknya terhadap lembaga tersebut, dengan cara menyajikan berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya.
Salah satu pengertian Public Relations dikemukakan oleh JC. Seidel (dalam Abdurachman, 1995:25) yang mengatakan bahwa :
Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para langgannnya, pegawainya, dan publik umumnya. Ada pun kegiatan ini ke dalam adalah dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, sedangkan keluar adalah dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.
Sementara itu Effendy (2002:24) menjelaskan mengenai ciri-ciri Public relations sebagai berikut :
1. Merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik (two way traffic reciprocal communication). Hal ini berarti bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi dari organisasi kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik (public opinion) dari publik ke organisasi tadi. Melalui komunikasi dua arah tersebut, pihak organisasi harus selalu mengkaji, apakah informasi yang disebarkan kepada publiknya itu diterima, difahami dan dilaksanakan atau tidak. Evaluasi ini perlu sebagai bahan perencanaan kegiatan kedepannya.
2. Fungsi public relation melekat pada proses manajemen. Eksistensi public relations sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam manajemen, untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen, disebutkan bahwa prosesnya berlangsung melalui tahap-tahap POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling), serta dilengkapi dengan rumus Six M (Men, materials, Machines, Methods, Money dan Markets). Dalam hal ini kegiatan public relations adalah khusus yang berkaitan dengan komunikasi. Dalam hal ini adalah manusia yang berada di dalam organisasi dan di luar organisasi.
3. Sasaran kegiatannya adalah publik, baik internal maupun eksternal.
4. Dalam operasionalisasinya, public relation membina hubungan yang harmonis antara organisasi dan publik. Selain itu juga mencegah terjadinya rintangan psikologis pada pihak publik. Sifat harmonis di sini mengandung makna luas, yakni :
a. sikap menyenangkan (favorable)
b. itikad baik (goodwill)
c. toleransi (tolerance)
d. saling pengertian (mutual understanding)
e. saling mempercayai (mutual confidence)
f. saling menghargai (mutual appreciation)
g. citra baik (good image)
Di sisi lain, ada banyak pengertian Public Relations. Situs internet IPR mendefinisikan Public Relations sebagai disiplin ilmu yang menangani reputasi, dengan tujuan memperoleh pemahaman, dukungan dan mempengaruhi opini serta perilaku. Public Relations adalah usaha yang terencana dan berkesinambungan untuk membangun dan mempertahankan hubungan baik serta saling pengertian antara sebuah organisasi dengan publiknya. (dalam Gregory:2005).
Sementara itu Kunaka dari Zimbabwe Library Association dalam makalahnya yang berjudul “ Publis Relations Programmes for Library Associations” mengatakan bahwa :
“Public relations is a management tool that is increasingly becoming important in the management of organizations, whether private or public, whether they are profit making or non-profit oriented. It is an essential element in the communication system that enables individuals to be informed on many aspects of subjects that affect their lives”
(http://www.ifla.org/IV/ifla64/127-75e.htm, tanggal 16 April 2008)
Pengertian lain mengatakan bahwa :
Public relations includes ongoing activities to ensure the overall company has a strong public image. Public relations activities include helping the public to understand the company and its products. Often, public relations are conducted through the media, that is, newspapers, television, magazines, etc. As noted above, public relations is often considered as one of the primary activities included in promotions.
(http://www.managementhelp.org/ad_prmot/defntion.htm)
Kemudian lebih menjurus ke dunia Public Relations dalam kepustakawanan, maka Glossary of Marketing Definitions from IFLA mendefinisikan Public Relations sebagai berikut : as “the form of communication management that seeks to make use of publicity and other non-paid forms of promotion and information to influence feelings, opinions or beliefs about the agency/library and its offerings. This is a traditional form of communication for library management, as paid advertising media is rarely used.”
II. Public Relations dalam Dunia Kepustakawanan
2.1. Public Relations Sektor Jasa
Aktivitas Public Relations di perpustakaan sebagai organisasi nirlaba, bisa dikategorikan sebagai aktivitas Public Relations pada sector jasa. Meskipun aktivitas Public Relations bagi sebuah perusahaan jasa mirip dengan aktivitas public relations komunikasi pemasaran, business-to-businnesss, keuangan, dan komunikasi karyawan yang telah dipaparkan dalam buku ini, namun public relations sector jasa terbaik memiliki sembilan tema pokok :
1. Karena penawarannya tidak nyata, maka perlu membuktikan manfaatnya. Perpustakaan harus bisa meyakinkan publik bahwa perpustakaan itu sangat besar manfaatnya bagi dunia keberaksaraan (literasi) saat ini. Masyarakat yang kurang ”ngeh” terhadap informasi dengan segala bentuk dan sifatnya, maka ia akan menjadi manusia-manusia yang tertinggal.
2. Kata-kata tidak ada artinya, sehingga carilah pelanggan yang puas dan tunjukkan mereka kepada public. Dokumentasikan atau wawancarai dan tuliskan pengalaman nyata pelanggan atau pengguna yang merasa puas dengan pelayanan perpustakaan.
3. Jangan mengatakan bahwa anda yang terbaik, carilah pengesahan/pengakuan pihak ketiga. Pendapat orang ketiga akan lebih mengena kepada publik daripada kita mengobral kata-kata sendiri. Memperlakukan para penilai independen, komentator, dan para ahli sebagai audiens yang harus diajak berkomunikasi dan dibujuk dapat meningkatkan peringkat perusahaan/organisasi perpustakaan.
4. Kreativitas sangatlah penting.Kreativitas dalam hal ini menyangkut program kerja Public Relations dalam berbagai dimensinya. Untuk organisasi perpustakaan yang bernuansa jasa, maka proses kreatif harus memiliki unsur-unsur tambahan, yakni :
a. Luangkan waktu sebanyak-banyaknya untuk melihat dari sudut pandang pelanggan/pengguna.
b. Uraikan manfaat dengan cukup mengigit.
c. Dengan tema sederhana, pertimbangkan solusi paling luas dan paling ambisius.
d. Luangkan waktu untuk peliputan news page.
5. Karena beberapa organisasi memahami permasalahan industri dan dapat memberikan pandangan yang dianggap sebagai jalan tengah mengenai perkembangan terakhir, maka agar mencapai sukses anda harus membangun dan memelihara pemikiran kepemimpinan.
6. Seringkali, cara untuk dapat berhasil adalah dengan menggunakan modal intelektual (intellectual capital) dalam perusahaan dan mempublikasikan sebagian dari modal tersebut.
7. Media cenderung mengetahui hal-hal yang diperuntukkan bagi media sehingga spesialis hubungan media sangat diperlukan.
8. Jika merek anda bersifat tidak nyata/berwujud, maka hal itu dapat ditutupi oleh asosiasi dengan merek lainnya. Pendek kata, carilah sponsor yang mendukung kegiatan organisasi perpustakaan. Hal ini merupakan suatu konsep dimana dua merek bersatu untuk meraih manfaat bersama. Hal ini merupakan hal yang di masa mendatang diprediksikan akan berkembang.
9. Dan terakhir, pikirkanlah untuk membuat ketidaknyataan jasa sebagai sesuatu yang menguntungkan dan pada saat tertentu, biarkan nuansa mistik berkembang.
2.2. Peran Public Relations di Dunia Perpustakaan
Peran Public Relations dalam dunia perpustakaan di luar negeri sudah bersifat umum dan mencakup keseluruhan dari fungsi informasi dan komunikasi organisasi perpustakaan tersebut kepada publiknya.
Misalnya Perpustakaan Umum di Texas memegang prinsip bahwa Public Relations di perpustakaan berdiri sebagai koordinat, perpanjangan tangan dari organisasi untuk mengkomunikasikan image positif mengenai perpustakaan kepada masyarakat. Dalam usaha tersebut, akan dipromosikan sejumlah program perpustakaan, pelayanan yang ada serta semua sumber daya informasi yang dimiliki. Perpustakaan Umum Texax meyakini bahwa keseluruhan upaya seorang praktisi Public Relations di perpustakaan harus terintegrasi dengan rencana jangka panjang perpustakaan tersebut. Kegiatan Public Relations tersebut didisain untuk mengerahkan seluruh potensi guna memperkenalkan dan memahamkan manfaat pelayanan perpustakaan di seputar daerah.
Dalam usahanya tersebut, praktisi Public Relations Perpustakaan Umum Texas menetapkan standar kegiatan yang akan menghubungkan target-target sebagai berikut :
• Memperkenalkan bahwa pelayanan perpustakaan terbaik ditambah tersedianya staf yang terlatih merupakan jiwa dari semua usaha public Relations perpustakaan umum.
• Program disain dan pengarahan dana oleh staf public relations mempergunakan beragam pendekatan publisitas, misalnya tampilan visual yang menarik serta media elektronik.
• Mengevaluasi image public mengenai pelayanan perpustakaan, staf dan program-programny.
• Mengevaluasi semua kebijakan dan prosedur dalam kacamata efek dari pelayanan serta aktivitas public relations kepada public. (http://www.txla.org/groups/plstand/pr.html/)
Hal serupa juga diberlakukan oleh Zimbabwe Library Association (ZLA). ZLA meyakini bahwa sedikitnya ada 6 (enam) unsur aksi seorang praktisi public Relations di perpustakaan, yaitu :
1. Melakukan analisis situasi organisasi
2. Menentukan tujuan kegiatan Public Relations
3. Menentukan target publik
4. Menentukan program dengan menggunakan media dan teknik yang tersedia.
5. mengalokasikan anggaran
6. Melakukan pengukuran dan evaluasi dari program-program yang berhasil serta melakukan analisis ulang terhadap situasi organisasi.
Kegiatan Public Relations di perpustakaan harus mencerminkan tujuan-tujuan yang bisa diukur. Hal ini menuntut organisasi Public relations untuk lebih menspesifikasikan tujuan atau target program. Contoh tujuan-tujuan program Public Relations di perpustakaan yaitu :
a. Membangun kesadaran diantara para pembuat keputusan mengenai pentingnya informasi serta urgentnya untuk meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan guna meningkatkan kemudahan mengakses informasi di perpustakaan.
b. Meningkatkan pengetahuan mengenai segala aktivitas organisasi perpustakaan.
c. Membangun apresiasi publik mengenai peran perpustakaan dalam kehidupan keseharian mereka.
d. Meningkatkan pengertian yang lebih baik diantara publik tertentu (yang berpotensi dalam pengembangan organisasi perpustakaan)
e. Membangun rasa kebermanfaatan di antara para pustakawan profesional bahwa kontribusi mereka terhadap organisasi dapat meningkatkan pelayanan keseluruhan.
Berikut ini adalah target public yang diharapkan terlibat dalam kegiatan public Relations perpustakaan, yaitu :
1. Anggota atau staf organisasi
2. Anggota atau staf yang berpotensi
3. Para pemngambil keputusan, baik di area pemerintahan ataupun swasta.
4. Para politikus
5. Pengguna perpustakaan
6. Pengguna perpustakaan yang berpotensi khusus
7. Para sponsor
8. Organisasi perpustakaan yang lain
9. Asosiasi profesi
10. Para pustakawan
11. Perpustakaan dan program-programnya
Berikut ini adalah contoh aktivitas Public Relations ZLA
1. Kampanye Peduli Perpustakaan yang dimulai dengan pendekatan individual.
2. Mengambil manfaat/mempergunakan kesempatan dalam program pemerintah.
3. Bekerjasama dengan organisasi di luar organisasi perpustakaan dalam hal :
a. Kompetisi Pustakawan Tahunan
b. Mensponsori mahasiswa pustakawan di Perguruan Tinggi
c. Best Student Award pada pelatihan sekolah-sekolah
d. Menuliskan kisah di media pers, televise dan radio penyiaran
e. Berkomunikasi dan bekerjasama dengan lembaga asosiasi lain dalam menyelesaikan proyek tertentu.
f. Membangun MoU bidang kepustakawanan
Perencanaan program kegiatan Public Relations secara baik akan menjamin keberlangsungan serta kesuksesan organisasi perpustakaan. Organisasi perpustakaan yang telah mapan dalam kegiatan ke-PR-an diharapkan mampu bekerjasama dan memberikan bimbingan bagi organisasi perpustakaan yang belum mapan. Hal ini berguna untuk kemajuan bersama.
2.3. Peran Public Relations dan Image Perpustakaan
Public Relations di perpustakaan membantu menegakkan citra (image) perpustakaan serta posisinya di mata public. Misalnya perpustakaan umum menyediakan pelayanan dan program yang mendukung masyarakat yang produktif, well informed serta literate melalui kegiatan seperti :
• Libraries are great places for kids.
• Libraries bridge the “information divide.”
• Libraries protect our right to know.
• Libraries connect people with ideas, information and each other.
• Libraries are for everyone.
• Libraries are a shared community resource.
• Libraries support lifelong learning.
• Libraries support a productive workforce.
• Libraries are community information centers.
• Libraries foster community identity.
• Libraries are a source of community pride.
• Libraries are a “port of entry.” to learn more about their new community.
• Libraries support a community of readers.
• Libraries provide global reach and local touch.
(http://www.olc.org/marketing/4quiz.htm)
Public relations yang baik akan mampu mengkomunikasikan serta membangun image lembaga yang jelas serta menyampaikan tujuan dan misi lembaganya dengan baik. Kegiatan Public Relations mencakup keseluruhan kegiatan promosi perpustakaan, membangun image dan identitas, serta mengkomunikasikan tujuan dan misi perpustakaan kepada masyarakat. Biarkan masyarakat mengetahui apa yang bisa dilayani oleh perpustakaan untuk mereka.
2.4. Posisi Praktisi Public Relations Lembaga Perpustakaan di Indonesia
Mengamati pekembangan kegiatan Public Relations dalam kaitannya dengan dunia perpustakaan di luar negeri memang sangat menantang. Rata-rata di luar negeri, posisi Public Relations telah include dengan program perpustakaan secara keseluruhan.
De facto, di Indonesia, hal tersbut belum terjadi. Perpustakaan di Indonesia masih berjalan dalam sisi tradisional dan seadanya. Di sisi lain ada pihak yang telah merasa “greget” untuk mengembangkan public relations di perpustakaan. Namun kondisi secara umum, belum memungkinkan. Sisi pemerntah pun-dalam hal ini perpustakaan nasional republik Indonesia, belum mengeluarkan langkah-langkah konkrit untuk hal ini.
2.5. Solusi
Melihat kondisi seperti itu, maka bagi perpustakaan yang memang mampu secara keilmuan, budaya organisasi dan finansial untuk memposisikan seorang tenaga PR secara definitive, maka dipersilahkan.
Namun bagi sebagian besar perpustakaan yang masih dalam tahap perkembangan, maka minimal mereka memahami keilmuan yang mencakup pengeratian, fungsi serta pentingnya adanya aktivitas public relations di perpustakannya.
Sehingga, meskipun tidak ada tenaga public relations secara definitive, tapi perpustakaan sudah melaksanakan aktivitas-aktivitas ke-Public Relation-an, serta dapat menuai hasilnya. Meskipun mungkin tidak maksimal.
III. Penutup.
Hal yang sangat esensial bagi semua perpustakaan adalah adanya self assessment (penilaian oleh diri sendiri) atau evaluasi diri mengenai keberadaan dan kondisi perpustakaannya, termasuk juga mengadopsi dan mengolah persepsi dan image pengguna perpustakaan mengenai pelayanan perpustakaan. Mengolah feedback serta melakukan evaluasi secara rutin adalah mutlak diperlukan.
Maka, ”How the library media center in your organization speaks is UP TO YOU!” ***
Daftar Pustaka
1. www. sinar harapan.co.id. “Jasa kehumasan Kini menjadi Ujung Tombak Perusahaan”. Diakses tanggal 5 maret 2008.
2. Gregory, Anne. ”Public Relations dalam Praktik”. Jakarta: Erlangga.2005.
3. www.ifla.org/IV/ifla64/127-75e.htm. Diakses tanggal 16 April 2008.
4. Line, Maurice B. “Academic Library Management”. London: Library Association. 1990.
5. Anderson, Pauline H. “Library Media Leadership in Academic Secondary Schools”. USA:LA. 1985.
6. www.olc.org/marketing/4quiz.htm. Diakses 17 April 2008.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar